E-Fatura
E-fatura sistemi ile faturalarınızı dijital ortamda oluşturun, gönderin ve takip edin. Kağıt tasarrufu, hızlı işlem ve yasal uyumluluk için profesyonel çözüm.
E-fatura sistemi, geleneksel kağıt faturaların yerine geçen dijital fatura çözümüdür. Bu sistem sayesinde, faturalarınızı elektronik ortamda oluşturabilir, gönderebilir ve takip edebilirsiniz. Yasal zorunluluklar ve iş süreçlerinizi optimize etmek için vazgeçilmez bir araçtır.
Modern işletmeler için e-fatura sistemi, süreç verimliliği, maliyet tasarrufu ve yasal uyumluluk açısından kritik öneme sahiptir. Doğru bir e-fatura çözümü ile işletmenizin faturalama süreçlerini optimize edebilir, zaman tasarrufu sağlayabilir ve hata riskini minimize edebilirsiniz.
E-Fatura Nedir?
E-fatura, geleneksel kağıt faturaların dijital karşılığıdır. Bu sistem, faturaların elektronik ortamda oluşturulması, gönderilmesi ve saklanması süreçlerini kapsar. Yasal gereklilikler ve iş süreçlerinin modernizasyonu için vazgeçilmez bir araçtır.
Türkiye'de 2014 yılından itibaren uygulanmaya başlanan e-fatura sistemi, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetilmektedir. Bu sistem, B2B (işletmeden işletmeye) faturalama süreçlerini dijitalleştirerek, işlem hızını artırır, hata riskini azaltır ve maliyet tasarrufu sağlar. E-fatura, aynı zamanda vergi denetimlerini kolaylaştırır ve sahte fatura oluşturma riskini minimize eder.
E-fatura sistemi, işletmelerin faturalama süreçlerini tamamen dijital ortama taşımasını sağlar. Faturalar elektronik imza ile güvence altına alınır ve GİB portalı üzerinden gönderilir. Bu sayede, fatura gönderim ve teslim süreleri önemli ölçüde kısalır. Ayrıca, dijital arşivleme özelliği ile fiziksel arşiv alanı ihtiyacı ortadan kalkar ve 10 yıllık yasal saklama süresi kolayca yönetilir.
E-Fatura Sisteminin Temel Özellikleri
Modern işletmeler için tasarlanmış kapsamlı e-fatura yönetim çözümü
Dijital Fatura Oluşturma
Hızlı ve Kolay Faturalama
- Otomatik fatura numaralandırma
- Şablon tabanlı fatura oluşturma
- Ürün ve hizmet kataloğu
- Otomatik hesaplama ve vergi işlemleri
Otomatik Gönderim
Akıllı Fatura Dağıtımı
- E-posta ile otomatik gönderim
- SMS bildirim desteği
- Gönderim durumu takibi
- Toplu fatura gönderimi
Raporlama ve Analiz
Kapsamlı Finansal Analiz
- Fatura raporları ve analizleri
- Gelir-gider takibi
- Müşteri bazlı analizler
- Vergi raporları
Güvenli ve Onaylı Sistem
GİB Onaylı Entegratör
- Elektronik imza ile güvence
- GİB onaylı entegrasyon
- Sahte fatura koruması
- Yasal geçerlilik garantisi
Mobil Erişim
Her Zaman, Her Yerde
- Mobil cihazlardan erişim
- Fatura görüntüleme ve onaylama
- Anlık bildirimler
- Offline çalışma desteği
Otomatik İşlemler
Zaman Tasarrufu ve Verimlilik
- Tekrarlayan fatura otomasyonu
- Otomatik gönderim planlama
- Entegrasyon ile veri aktarımı
- Otomatik raporlama
E-Fatura Sisteminin Avantajları
İşletmenizi büyüten ve verimliliğinizi artıran temel avantajlar
Kağıt Tasarrufu
E-fatura sistemi, kağıt kullanımını tamamen ortadan kaldırarak çevre dostu bir çözüm sunar. Bu da maliyet tasarrufu sağlar ve sürdürülebilir iş süreçleri oluşturur.
Hızlı İşlem
Dijital faturalar, anında oluşturulur ve gönderilir. Bu da müşteri memnuniyetini artırır ve iş süreçlerini hızlandırır.
Yasal Uyumluluk
E-fatura sistemi, yasal gereklilikleri otomatik olarak karşılar. Vergi mevzuatına uygun fatura formatları ve raporlama süreçleri sağlar.
Güvenli Arşivleme
Dijital faturalar güvenli bulut ortamında saklanır. Fiziksel arşiv alanı ihtiyacını ortadan kaldırır ve veri kaybı riskini minimize eder.
Maliyet Tasarrufu
E-fatura sistemi, kağıt, baskı, posta ve arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırır. Ayrıca, manuel fatura işlemlerinde yaşanan hataların düzeltilmesi için harcanan zaman ve kaynaklar da büyük ölçüde azalır. Uzun vadede önemli maliyet tasarrufu sağlar.
Müşteri Memnuniyeti
Dijital faturalar anında gönderilir ve müşteriler tarafından hızlıca ulaşılabilir. Bu, müşteri memnuniyetini artırır ve işletme-müşteri ilişkilerini güçlendirir. Ayrıca, faturalar kaybolma riski olmadan güvenli bir şekilde saklanır.
Entegrasyon ve Uyumluluk
Mevcut sistemlerinizle sorunsuz entegrasyon ve GİB uyumluluğu
Muhasebe Sistemleri Entegrasyonu
E-fatura sistemi, mevcut muhasebe ve ERP sistemlerinizle tam entegrasyona sahiptir. Faturalarınız otomatik olarak muhasebe kayıtlarınıza aktarılır ve finansal raporlarda kullanılır. Bu entegrasyon sayesinde, manuel veri girişi yapmanıza gerek kalmaz ve hata riski ortadan kalkar.
GİB Portal Entegrasyonu
Sistemimiz, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-fatura portalı ile doğrudan entegre çalışır. Faturalarınız GİB portalı üzerinden gönderilir ve yasal geçerlilik kazanır. Ayrıca, GİB portalından gelen faturaları da otomatik olarak alabilir ve sisteminizde yönetebilirsiniz.
API ve Otomasyon Desteği
E-fatura sistemimiz, kapsamlı API desteği sunar. Bu sayede, kendi yazılım sistemlerinizle entegre çalışabilir ve fatura oluşturma, gönderme, takip gibi işlemleri otomatikleştirebilirsiniz. Ayrıca, webhook desteği ile fatura durum değişikliklerini anlık olarak alabilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Desteği
Sistemimiz, e-arşiv fatura özelliğini de destekler. Perakende satışlarınız için e-arşiv faturaları oluşturabilir ve müşterilere gönderebilirsiniz. E-arşiv faturaları da GİB portalı üzerinden gönderilir ve yasal geçerlilik taşır.
Güvenlik ve Veri Koruma
Fatura verilerinizin güvenliği bizim önceliğimizdir
Elektronik İmza ve Güvenlik
Tüm e-faturalar, elektronik imza ile güvence altına alınır. Bu imza, faturanın değiştirilmediğini ve gönderen tarafın kimliğini doğrular. Sistem, GİB tarafından onaylı elektronik imza altyapısını kullanır ve en yüksek güvenlik standartlarına uygundur.
Güvenli Bulut Arşivleme
Faturalarınız, güvenli bulut sunucularda şifreli olarak saklanır. 10 yıllık yasal saklama süresi boyunca verileriniz korunur ve istediğiniz zaman erişebilirsiniz. Düzenli yedeklemeler ile veri kaybı riski ortadan kaldırılır.
Kullanıcı Yetkilendirme
Sistem, detaylı kullanıcı yetkilendirme sistemi sunar. Her kullanıcıya farklı yetki seviyeleri atayabilir, fatura oluşturma, gönderme ve görüntüleme gibi işlemler için ayrı izinler verebilirsiniz. Tüm işlemler loglanır ve denetlenebilir.
KVKK Uyumluluğu
Sistem, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) gerekliliklerini tam olarak karşılar. Müşteri ve tedarikçi bilgileri güvenli bir şekilde işlenir ve saklanır. Veri ihlali durumunda gerekli bildirimler yapılır ve veriler korunur.
Kullanım Senaryoları ve Örnekler
Farklı sektörler ve işletme türleri için e-fatura kullanım örnekleri
Ticaret ve Perakende Sektörü
Ticaret işletmeleri için e-fatura sistemi, tedarikçilerle olan tüm fatura işlemlerini dijitalleştirir. Alış faturaları otomatik olarak sisteme aktarılır, satış faturaları anında oluşturulur ve gönderilir. Özellikle çok sayıda fatura işlemi yapan işletmeler için zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.
Örnek kullanım senaryosu: Bir toptan satış firması, günlük olarak onlarca fatura oluşturur ve gönderir. E-fatura sistemi ile, faturalar otomatik olarak oluşturulur, müşterilerin e-posta adreslerine veya GİB portalına gönderilir. Fatura durumları anlık olarak takip edilir ve ödeme takibi kolaylaşır.
Hizmet Sektörü
Danışmanlık, eğitim, sağlık gibi hizmet sektöründe faaliyet gösteren işletmeler için e-fatura sistemi, hizmet faturalarını hızlı ve kolay bir şekilde oluşturma ve gönderme imkanı sunar. Özellikle tekrarlayan hizmet faturaları otomatik olarak oluşturulabilir.
Örnek kullanım senaryosu: Bir danışmanlık firması, müşterilerine aylık danışmanlık hizmeti verir. Sistem, her ay otomatik olarak fatura oluşturur ve müşterilere gönderir. Müşteri ödemelerini takip eder ve ödeme hatırlatıcıları gönderir. Bu sayede, fatura takibi ve tahsilat süreçleri otomatikleşir.
İmalat ve Üretim Sektörü
İmalat ve üretim sektöründe faaliyet gösteren işletmeler için e-fatura sistemi, tedarikçi ve müşteri faturalarını yönetmeyi kolaylaştırır. Özellikle büyük hacimli işlemlerde önemli zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.
Örnek kullanım senaryosu: Bir üretim firması, tedarikçilerden hammadde alışı yapar ve müşterilere ürün satışı gerçekleştirir. E-fatura sistemi ile, alış faturaları otomatik olarak sisteme aktarılır, satış faturaları hızlıca oluşturulur ve gönderilir. Stok ve muhasebe entegrasyonu sayesinde, tüm işlemler merkezi olarak yönetilir.
Sıkça Sorulan Sorular
E-fatura sistemi hakkında merak ettiğiniz her şey
Önmuhasebeciniz e-fatura sistemi, temel özellikleri ücretsiz olarak sunar. Gelişmiş özellikler için ücretli planlar mevcuttur.
Belirli işletmeler için e-fatura kullanımı yasal zorunluluktur. İşletmenizin durumuna göre zorunluluk durumunu kontrol etmeniz gerekir.
E-faturalar, müşterinin e-posta adresine veya e-fatura sistemine otomatik olarak gönderilir. Gönderim durumu takip edilebilir.
E-faturalar yasal olarak 10 yıl süreyle arşivlenmelidir. Sistemimiz bu süreyi otomatik olarak yönetir.
Evet, e-faturalar belirli koşullar altında iptal edilebilir. İptal işlemi yasal süreçlere uygun olarak gerçekleştirilir.
E-fatura entegrasyonu, mevcut muhasebe sisteminizle otomatik olarak yapılır. Teknik destek ekibimiz bu süreçte size yardımcı olur.
E-fatura kullanımı, belirli işletmeler için yasal zorunluluktur. Yeni kurulan işletmeler, cirosu belirli seviyenin üzerinde olan işletmeler ve özel sektör kuruluşları e-fatura kullanmakla yükümlüdür. İşletmenizin durumunu GİB portalından kontrol edebilirsiniz.
Fatura gönderim durumları, sistem panelinde anlık olarak görüntülenebilir. Faturanın GİB portalına ulaştığı, müşteriye teslim edildiği veya okunduğu gibi durumlar takip edilir. Ayrıca, e-posta veya SMS bildirimleri ile fatura durumları hakkında bilgilendirilirsiniz.
E-fatura düzenleme yetkisi, GİB portalından alınır. İşletmenizin vergi dairesine başvurarak e-fatura düzenleme yetkisi talep edebilirsiniz. Yetki başvurusu online olarak yapılabilir ve genellikle birkaç gün içinde sonuçlanır. Teknik destek ekibimiz bu süreçte size yardımcı olur.
Evet, 7/24 teknik destek hizmeti sunulmaktadır. Sistem kullanımı, entegrasyon, sorun giderme ve eğitim konularında yardımcı olunur. Ayrıca, kapsamlı kullanım kılavuzları ve video eğitimler mevcuttur.
Nasıl Başlanır?
E-fatura sistemini kullanmaya başlamak için adım adım rehber
GİB'den E-Fatura Yetkisi Alın
İlk adım olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan e-fatura düzenleme yetkisi almanız gerekir. Bu yetki, GİB portalı üzerinden online olarak başvurulabilir. Vergi dairesine başvurarak da yetki alabilirsiniz. Teknik destek ekibimiz bu süreçte size yardımcı olur.
Hesap Oluşturun ve Entegrasyonu Tamamlayın
E-fatura sistemimize ücretsiz hesap oluşturun. GİB onaylı entegratör olarak, sistemimiz ile e-fatura düzenleyebilirsiniz. Hesap oluşturduktan sonra, teknik ekibimiz entegrasyon sürecinde size yardımcı olur ve sisteminizi hazır hale getirir.
Müşteri ve Tedarikçi Bilgilerini Girin
E-fatura göndereceğiniz müşterilerin ve tedarikçilerin temel bilgilerini sisteme girin. Müşterilerin GİB portalına kayıtlı olması gerekmektedir. Sistem, müşteri kayıt durumunu kontrol eder ve gerekli bilgilendirmeleri yapar.
İlk Faturanızı Oluşturun ve Gönderin
Artık ilk e-faturanızı oluşturabilirsiniz. Fatura şablonlarını özelleştirebilir, ürün ve hizmet bilgilerini ekleyebilirsiniz. Faturayı oluşturduktan sonra, GİB portalı üzerinden müşteriye gönderilir. Gönderim durumunu anlık olarak takip edebilirsiniz.
Otomasyon ve Raporlamayı Kullanın
Sistemin otomasyon özelliklerini kullanarak, tekrarlayan faturaları otomatik oluşturabilir ve gönderebilirsiniz. Fatura raporlarını inceleyerek, işletmenizin faturalama performansını analiz edebilir ve stratejik kararlar alabilirsiniz.
E-Fatura Sistemi ile Başlayın
E-fatura sistemi, modern işletmeler için vazgeçilmez bir araçtır. Doğru sistem seçimi ve etkili kullanım ile işletmenizin faturalama süreçlerini optimize edebilir, maliyet tasarrufu sağlayabilir ve yasal uyumluluğu garanti edebilirsiniz.