E-Arşiv
E-arşiv sistemi ile faturalarınızı dijital ortamda güvenli bir şekilde saklayın. Yasal arşivleme gerekliliklerini karşılayın ve fiziksel depolama maliyetlerinden kurtulun.
E-arşiv sistemi, işletmelerin faturalarını ve diğer belgelerini dijital ortamda güvenli bir şekilde saklamalarını sağlayan modern bir çözümdür. Bu sistem sayesinde, yasal arşivleme gerekliliklerini karşılayabilir, fiziksel depolama maliyetlerinden kurtulabilir ve belgelere hızlı erişim sağlayabilirsiniz.
Modern işletmeler için e-arşiv sistemi, belge yönetimi, yasal uyumluluk ve maliyet optimizasyonu açısından kritik öneme sahiptir. Doğru bir e-arşiv çözümü ile işletmenizin belge yönetim süreçlerini optimize edebilir, yasal yükümlülüklerinizi kolayca yerine getirebilir ve iş süreçlerinizi hızlandırabilirsiniz.
E-Arşiv Nedir?
E-arşiv, işletmelerin faturalarını ve diğer ticari belgelerini dijital ortamda güvenli bir şekilde saklamalarını sağlayan elektronik arşivleme sistemidir. Bu sistem, yasal arşivleme gerekliliklerini karşılar ve belgelere hızlı erişim imkanı sunar.
Türkiye'de 2018 yılından itibaren uygulanmaya başlanan e-arşiv sistemi, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetilmektedir. Bu sistem, B2C (işletmeden tüketiciye) faturalama süreçlerini dijitalleştirerek, kağıt fatura kullanımını ortadan kaldırır ve çevre dostu bir çözüm sunar. E-arşiv, aynı zamanda fiziksel depolama maliyetlerini azaltır ve belge yönetim süreçlerini optimize eder.
E-arşiv sistemi, işletmelerin perakende satışlarında e-arşiv fatura düzenlemelerini sağlar. Tüketicilere verilen faturalar, e-arşiv sistemi üzerinden dijital olarak saklanır ve GİB portalı üzerinden erişilebilir hale gelir. Bu sayede, tüketiciler de faturalarını dijital ortamdan görüntüleyebilir ve indirebilir. Ayrıca, işletmeler tüm faturalarını dijital ortamda güvenli bir şekilde saklayabilir ve yasal arşivleme sürelerini kolayca yönetebilir.
E-Arşiv Sisteminin Temel Özellikleri
Modern işletmeler için tasarlanmış kapsamlı e-arşiv yönetim çözümü
Dijital Arşivleme
Güvenli Belge Saklama
- Otomatik belge sınıflandırma
- Güvenli bulut depolama
- Yasal arşivleme süreleri
- Otomatik yedekleme
Hızlı Arama ve Erişim
Akıllı Belge Arama
- Gelişmiş arama filtreleri
- Tarih aralığı araması
- Müşteri bazlı filtreleme
- Anında belge erişimi
Raporlama ve Analiz
Kapsamlı Belge Analizi
- Arşiv durumu raporları
- Belge istatistikleri
- Yasal uyumluluk raporları
- Depolama kullanım analizi
Güvenli ve Onaylı Sistem
GİB Onaylı Entegratör
- Elektronik imza ile güvence
- GİB onaylı entegrasyon
- Şifrelenmiş veri saklama
- Yasal geçerlilik garantisi
Mobil Erişim
Her Zaman, Her Yerde
- Mobil cihazlardan erişim
- Belge görüntüleme ve indirme
- Anlık bildirimler
- Kiosk sistemi desteği
Otomatik İşlemler
Zaman Tasarrufu ve Verimlilik
- Otomatik arşivleme
- Otomatik yedekleme
- Entegrasyon ile veri aktarımı
- Otomatik raporlama
E-Arşiv Sisteminin Avantajları
İşletmenizi büyüten ve verimliliğinizi artıran temel avantajlar
Fiziksel Depolama Maliyetlerinden Kurtulma
E-arşiv sistemi, fiziksel depolama alanı ihtiyacını ortadan kaldırarak önemli maliyet tasarrufu sağlar. Kağıt, dosya ve arşiv dolabı maliyetlerinden kurtulursunuz.
Hızlı Belge Erişimi
Dijital arşivdeki belgelere anında erişim sağlayabilirsiniz. Gelişmiş arama özellikleri sayesinde istediğiniz belgeyi saniyeler içinde bulabilirsiniz.
Yasal Uyumluluk
E-arşiv sistemi, yasal arşivleme gerekliliklerini otomatik olarak karşılar. Belge saklama süreleri ve yasal yükümlülükler otomatik olarak yönetilir.
Güvenli Veri Saklama
Dijital belgeler güvenli bulut ortamında saklanır. Fiziksel hasar, kayıp veya çalınma riski ortadan kalkar. Otomatik yedekleme ile veri güvenliği garanti altına alınır.
Maliyet Tasarrufu
E-arşiv sistemi, kağıt, baskı, posta ve fiziksel depolama maliyetlerini ortadan kaldırır. Ayrıca, manuel arşivleme işlemlerinde yaşanan hataların düzeltilmesi için harcanan zaman ve kaynaklar da büyük ölçüde azalır. Uzun vadede önemli maliyet tasarrufu sağlar.
Çevre Dostu Çözüm
E-arşiv sistemi, kağıt kullanımını tamamen ortadan kaldırarak çevre dostu bir çözüm sunar. Bu da sürdürülebilir iş süreçleri oluşturur ve işletmenizin çevresel ayak izini azaltır. Ayrıca, kağıt üretimi ve nakliyesi kaynaklı karbon emisyonlarını da minimize eder.
Entegrasyon ve Uyumluluk
Mevcut sistemlerinizle sorunsuz entegrasyon ve GİB uyumluluğu
Muhasebe Sistemleri Entegrasyonu
E-arşiv sistemi, mevcut muhasebe ve ERP sistemlerinizle tam entegrasyona sahiptir. Faturalarınız otomatik olarak e-arşiv sistemine aktarılır ve dijital ortamda saklanır. Bu entegrasyon sayesinde, manuel arşivleme işlemi yapmanıza gerek kalmaz ve hata riski ortadan kalkar.
GİB Portal Entegrasyonu
Sistemimiz, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-arşiv portalı ile doğrudan entegre çalışır. Faturalarınız GİB portalı üzerinden saklanır ve yasal geçerlilik kazanır. Ayrıca, tüketiciler de GİB portalı üzerinden faturalarını görüntüleyebilir ve indirebilir.
POS ve Satış Noktası Entegrasyonu
E-arşiv sistemi, POS sistemleri ve satış noktası yazılımları ile entegre çalışır. Perakende satışlarınızda otomatik olarak e-arşiv fatura oluşturulur ve sisteme kaydedilir. Bu sayede, tüketicilere verilen faturalar anında dijital ortamda saklanır.
API ve Otomasyon Desteği
E-arşiv sistemimiz, kapsamlı API desteği sunar. Bu sayede, kendi yazılım sistemlerinizle entegre çalışabilir ve fatura arşivleme, arama, raporlama gibi işlemleri otomatikleştirebilirsiniz. Ayrıca, webhook desteği ile arşivleme durum değişikliklerini anlık olarak alabilirsiniz.
Güvenlik ve Veri Koruma
Arşiv verilerinizin güvenliği bizim önceliğimizdir
Şifreli Veri Saklama
Tüm belgeler, güvenli bulut sunucularda şifrelenmiş olarak saklanır. Bu şifreleme, verilerinizin üçüncü taraflar tarafından okunamayacağından emin olmanızı sağlar. Sistem, en yüksek güvenlik standartlarına uygundur ve verileriniz korunur.
Otomatik Yedekleme ve Veri Kurtarma
Sistem, verilerinizi otomatik olarak günlük bazda yedekler ve güvenli bulut sunucularda saklar. Herhangi bir veri kaybı durumunda, hızlıca geri yükleme yapabilirsiniz. Ayrıca, siz de istediğiniz zaman manuel yedek alabilir ve verilerinizi kendi sistemlerinizde saklayabilirsiniz.
Kullanıcı Yetkilendirme ve Erişim Kontrolü
Sistem, detaylı kullanıcı yetkilendirme sistemi sunar. Her kullanıcıya farklı yetki seviyeleri atayabilir, belge görüntüleme, indirme ve silme gibi işlemler için ayrı izinler verebilirsiniz. Tüm işlemler loglanır ve denetlenebilir.
KVKK Uyumluluğu
Sistem, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) gerekliliklerini tam olarak karşılar. Tüketici bilgileri güvenli bir şekilde işlenir ve saklanır. Veri ihlali durumunda gerekli bildirimler yapılır ve veriler korunur. Ayrıca, tüketiciler kendi verilerine erişim ve düzeltme hakkına sahiptir.
Kullanım Senaryoları ve Örnekler
Farklı sektörler ve işletme türleri için e-arşiv kullanım örnekleri
Perakende ve E-Ticaret Sektörü
Perakende işletmeler ve e-ticaret siteleri için e-arşiv sistemi, tüketicilere verilen faturaların dijital ortamda saklanmasını sağlar. POS sistemleri ile entegre çalışarak, satış noktasında otomatik olarak e-arşiv fatura oluşturulur ve GİB portalına gönderilir. Tüketiciler, e-posta veya SMS ile fatura linklerini alır ve dijital ortamdan görüntüleyebilir.
Örnek kullanım senaryosu: Bir market zinciri, günlük olarak binlerce perakende satış yapar. E-arşiv sistemi ile, tüm satışlardan otomatik olarak e-arşiv fatura oluşturulur ve dijital ortamda saklanır. Kağıt fatura kullanımı tamamen ortadan kalkar ve fiziksel arşivleme maliyetleri minimize edilir. Tüketiciler, market uygulaması üzerinden veya GİB portalından faturalarını görüntüleyebilir.
Hizmet Sektörü ve Lokantalar
Restoran, kafe, otel gibi hizmet sektöründe faaliyet gösteren işletmeler için e-arşiv sistemi, müşterilere verilen faturaların dijital ortamda saklanmasını sağlar. Özellikle yüksek hacimli işletmeler için kağıt fatura maliyetlerini ortadan kaldırır ve çevre dostu bir çözüm sunar.
Örnek kullanım senaryosu: Bir restoran zinciri, günlük olarak yüzlerce müşteriye hizmet verir. E-arşiv sistemi ile, POS sisteminden otomatik olarak e-arşiv fatura oluşturulur ve müşterilere SMS veya e-posta ile fatura linki gönderilir. Müşteriler, mobil cihazlarından faturalarını görüntüleyebilir ve gerekirse indirebilir. Fiziksel fatura yazdırma maliyetleri ortadan kalkar.
Benzin İstasyonları ve Akaryakıt Sektörü
Benzin istasyonları ve akaryakıt sektöründe faaliyet gösteren işletmeler için e-arşiv sistemi, pompa sistemleri ile entegre çalışır. Her yakıt satışında otomatik olarak e-arşiv fatura oluşturulur ve tüketiciye dijital ortamdan sunulur. Bu sayede, kağıt fatura kullanımı tamamen ortadan kalkar.
Örnek kullanım senaryosu: Bir benzin istasyonu, günlük olarak yüzlerce müşteriye yakıt satışı yapar. Pompa sisteminden satış yapıldığında, e-arşiv sistemi otomatik olarak fatura oluşturur ve müşterinin cep telefonu numarasına SMS ile fatura linki gönderilir. Müşteri, linke tıklayarak faturasını görüntüleyebilir. Kağıt fatura yazdırma ihtiyacı ortadan kalkar ve çevre dostu bir çözüm sağlanır.
Sıkça Sorulan Sorular
E-arşiv sistemi hakkında merak ettiğiniz her şey
Önmuhasebeciniz e-arşiv sistemi, temel özellikleri ücretsiz olarak sunar. Gelişmiş özellikler için ücretli planlar mevcuttur.
Belirli işletmeler için e-arşiv kullanımı yasal zorunluluktur. İşletmenizin durumuna göre zorunluluk durumunu kontrol etmeniz gerekir.
E-arşiv belgeleri güvenli bulut ortamında şifrelenmiş olarak saklanır. Otomatik yedekleme ile veri güvenliği sağlanır.
E-arşiv belgeleri yasal olarak 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Sistemimiz bu süreyi otomatik olarak yönetir.
E-arşiv belgeleri yasal süre dolmadan silinemez. Sistem otomatik olarak yasal süreleri takip eder ve güvenli saklama sağlar.
E-arşiv entegrasyonu, mevcut muhasebe sisteminizle otomatik olarak yapılır. Teknik destek ekibimiz bu süreçte size yardımcı olur.
E-arşiv kullanımı, belirli işletmeler için yasal zorunluluktur. Perakende satış yapan işletmeler, belirli cirosun üzerinde olan işletmeler ve bazı sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler e-arşiv kullanmakla yükümlüdür. İşletmenizin durumunu GİB portalından kontrol edebilirsiniz.
Tüketiciler, satış noktasında e-posta veya SMS ile gönderilen fatura linklerine tıklayarak faturalarını görüntüleyebilir. Ayrıca, GİB portalı üzerinden TC Kimlik No ve fatura bilgileri ile faturalarına erişebilirler. Mobil uygulamalar üzerinden de fatura görüntüleme ve indirme yapılabilir.
E-arşiv düzenleme yetkisi, GİB portalından alınır. İşletmenizin vergi dairesine başvurarak e-arşiv düzenleme yetkisi talep edebilirsiniz. Yetki başvurusu online olarak yapılabilir ve genellikle birkaç gün içinde sonuçlanır. Teknik destek ekibimiz bu süreçte size yardımcı olur.
Evet, 7/24 teknik destek hizmeti sunulmaktadır. Sistem kullanımı, entegrasyon, sorun giderme ve eğitim konularında yardımcı olunur. Ayrıca, kapsamlı kullanım kılavuzları ve video eğitimler mevcuttur. POS ve satış noktası entegrasyonu konusunda da destek sağlanır.
Nasıl Başlanır?
E-arşiv sistemini kullanmaya başlamak için adım adım rehber
GİB'den E-Arşiv Yetkisi Alın
İlk adım olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan e-arşiv düzenleme yetkisi almanız gerekir. Bu yetki, GİB portalı üzerinden online olarak başvurulabilir. Vergi dairesine başvurarak da yetki alabilirsiniz. Teknik destek ekibimiz bu süreçte size yardımcı olur.
Hesap Oluşturun ve Entegrasyonu Tamamlayın
E-arşiv sistemimize ücretsiz hesap oluşturun. GİB onaylı entegratör olarak, sistemimiz ile e-arşiv düzenleyebilirsiniz. Hesap oluşturduktan sonra, teknik ekibimiz entegrasyon sürecinde size yardımcı olur ve sisteminizi hazır hale getirir. POS ve satış noktası sistemleri ile entegrasyon da yapılabilir.
Tüketici İletişim Bilgilerini Yapılandırın
E-arşiv faturalarının tüketicilere ulaştırılması için e-posta veya SMS gönderim ayarlarını yapılandırın. Tüketicilerin fatura linklerini nasıl alacaklarını belirleyin. Mobil uygulama entegrasyonu da yapılabilir.
İlk E-Arşiv Faturanızı Oluşturun
Artık ilk e-arşiv faturanızı oluşturabilirsiniz. Fatura şablonlarını özelleştirebilir, ürün ve hizmet bilgilerini ekleyebilirsiniz. Faturayı oluşturduktan sonra, GİB portalı üzerinden saklanır ve tüketiciye gönderilir. Gönderim durumunu anlık olarak takip edebilirsiniz.
Otomasyon ve Raporlamayı Kullanın
Sistemin otomasyon özelliklerini kullanarak, satış noktası sistemlerinizle otomatik fatura oluşturma ve arşivleme yapabilirsiniz. Fatura raporlarını inceleyerek, işletmenizin fatura performansını analiz edebilir ve stratejik kararlar alabilirsiniz.
E-Arşiv Sistemi ile Başlayın
E-arşiv sistemi, modern işletmeler için vazgeçilmez bir araçtır. Doğru sistem seçimi ve etkili kullanım ile işletmenizin belge yönetim süreçlerini optimize edebilir, maliyet tasarrufu sağlayabilir ve yasal uyumluluğu garanti edebilirsiniz.